Kommunales Fördermittelmanagement – Interview mit Joscha Blum über Strategie, Praxis und den academa-Kurs

Ich bin über einige Umwege in das Fördermittelmanagement gekommen. Angefangen habe ich mit einer kaufmännischen Ausbildung, um erst einmal in den Beruf einzusteigen. Später habe ich mich umorientiert und bin in den öffentlichen Dienst gewechselt, weil ich die Verwaltung noch besser kennenlernen wollte.

Dort habe ich in verschiedenen Bereichen gearbeitet: zunächst im Finanzwesen, dann auch im sozialen Bereich und später wieder stärker im Finanzwesen, unter anderem in der Haushaltsplanung. Heute leite ich bei der Stadt Emsdetten den Bereich Fördermittel sowie die Vergabestelle.

Hauptberuflich kümmere ich mich um Fördermittelbeantragung, Fördermittelmanagement und die Begleitung entsprechender Projekte. Das macht mir großen Spaß, weil es sehr abwechslungsreich ist und man wirklich etwas bewegen kann. Nebenbei absolviere ich außerdem einen MBA in Business Administration, um mich sowohl verwaltungsbezogen als auch privatwirtschaftlich weiterzuentwickeln.

Eine der größten Herausforderungen ist, dass man mit sehr vielen unterschiedlichen Menschen, Fachbereichen und Interessen zu tun hat. Eine Kommunalverwaltung ist für eine enorme Bandbreite an Themen zuständig: Schule, Kita, Straßenbau, Klimaschutz, Ordnungsrecht, Sozialrecht, klassische Verwaltung und vieles mehr.

Bei Fördermittelprojekten müssen all diese Interessen zusammengebracht werden. Gleichzeitig gibt es auch noch die Anforderungen der fördermittelgebenden Institutionen, die ebenfalls berücksichtigt werden müssen. Fördermittelmanagement bedeutet deshalb immer auch Koordination, Vermittlung und Übersetzung zwischen verschiedenen Akteuren.

In Emsdetten begleiten wir Förderprojekte sehr umfassend – von der Antragstellung über die Umsetzung bis hin zum Schlussverwendungsnachweis und teilweise sogar über die Zweckbindungsfrist hinaus. Unser Ziel ist es, die Fachbereiche so zu unterstützen, dass sie sich möglichst stark auf die Umsetzung ihrer Projekte konzentrieren können.

Jede Kommune muss aber für sich entscheiden, welches Modell am besten passt. Manche Kommunen brauchen zunächst eine Stelle, die vor allem informiert. Andere bauen eine zentrale Stelle auf, die koordiniert und anleitet. Wieder andere entscheiden sich für ein sehr umfassendes Fördermittelmanagement, das Projekte von Anfang bis Ende begleitet.

Eine sehr wichtige Rolle. Viele Themen enden nicht an der Stadtgrenze. Mobilität, Klimaschutz, Infrastruktur oder auch große Transformationsprojekte betreffen häufig mehrere Kommunen gleichzeitig. Deshalb ist es oft sinnvoll, Fördermittel interkommunal zu denken und gemeinsam zu beantragen.

Der Ansatz kommt auf Leitungsebene meistens sehr gut an. Bürgermeisterinnen und Bürgermeister sehen häufig schnell den Mehrwert, weil gemeinsame Projekte größere Wirkung entfalten und bessere Chancen auf Förderung haben können. Die eigentliche Herausforderung liegt dann in der Umsetzung: Man muss viele Menschen an einen Tisch bringen, Zuständigkeiten klären, Interessen bündeln und gleichzeitig die oft kurzen Antragsfristen im Blick behalten.

Besonders spannend wird es, wenn neben Kommunen auch weitere Partner eingebunden werden, etwa Unternehmen, Hochschulen oder Forschungseinrichtungen. Dann entstehen Projekte, die man alleine wahrscheinlich gar nicht in dieser Form entwickeln könnte.

Ein aktuelles Thema ist zum Beispiel die Frage, wie man eine sehr alte Kläranlage klimafreundlich oder sogar treibhausgasneutral gestalten kann. Solche Vorhaben sind komplex, weil es dafür nicht immer fertige Blaupausen gibt. Man muss erst einmal überlegen, wie ein tragfähiges Konzept aussehen kann und wie sich dafür anschließend eine Finanzierung aufbauen lässt.

Gerade solche neuartigen Themenfelder zeigen, wie spannend Fördermittelmanagement sein kann. Es geht nicht nur darum, irgendeinen Antrag auszufüllen. Es geht darum, Zukunftsthemen strategisch zu denken, Partner einzubinden und Projekte so aufzusetzen, dass sie langfristig einen echten Mehrwert schaffen.

Ein häufiger Fehler ist, Fördermittel nur deshalb zu beantragen, weil es gerade ein passendes Programm gibt. Das führt selten zu langfristigem Erfolg. Fördermittelmanagement sollte nicht ad hoc funktionieren, sondern aus der Strategie der Kommune heraus entstehen.

Wir versuchen deshalb, Projekte ganzheitlich zu betrachten. Bei Gebäuden schauen wir uns zum Beispiel nicht nur ein einzelnes Objekt an, sondern den gesamten kommunalen Gebäudebestand. Dann analysieren wir, welche Gebäude energetisch besonders schlecht sind und wo eine Sanierung strategisch am meisten Sinn ergibt.

Ähnlich ist es bei Mobilität oder Infrastruktur. Wir denken nicht in isolierten Einzelprojekten, sondern in Zusammenhängen. Dadurch können wir Fördermittelgebern besser erklären, warum ein Projekt notwendig ist, wie es in eine Gesamtstrategie passt und welchen Nutzen es auch über die einzelne Kommune hinaus haben kann.

Wichtig ist außerdem, die Folgekosten im Blick zu behalten. Ein gefördertes Projekt ist nicht automatisch sinnvoll, wenn Betrieb, Unterhalt oder Anschlussfinanzierung nicht bedacht werden. Gerade dafür muss stärker sensibilisiert werden.

Sehr wichtig. Fördermittelmanagement ist in der Regel keine Stelle, die allein entscheidet. Wir sprechen Empfehlungen aus, bringen Expertise ein und versuchen, Projekte in die richtige Richtung zu lenken.

Dabei muss man sensibel vorgehen. Man darf Fachbereiche oder andere Kommunen nicht überrennen, sondern muss verstehen, welche Interessen und Bedenken es gibt. Ich versuche immer, mich in mein Gegenüber hineinzuversetzen: Was ist für die jeweilige Person oder Organisation wichtig? Wie kann man den Mehrwert eines Projekts erklären? Wie nimmt man alle Beteiligten mit?

Gerade interkommunal ist das entscheidend. Man kann nicht einfach voraussetzen, dass alle sofort mitziehen. Man muss erst einmal prüfen, ob es einen gemeinsamen Ansatz gibt und ob die Partner wirklich bereit sind, sich einzubringen.

Der Kurs richtet sich an alle, die in Kommunen mit Fördermittelmanagement zu tun haben oder eine entsprechende Struktur aufbauen möchten. Natürlich ist er besonders relevant für die Personen, die Fördermittelmanagement operativ umsetzen.

Gleichzeitig ist der Kurs aber auch für politische Vertreterinnen und Vertreter, Bürgermeisterinnen und Bürgermeister, Beigeordnete und andere Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger interessant. Denn Fördermittelmanagement betrifft nicht nur die Sachbearbeitung, sondern auch strategische Entscheidungen innerhalb einer Kommune.

Unser Ziel war es, den Teilnehmenden einen praxisnahen Werkzeugkoffer an die Hand zu geben. Sie sollen verstehen, welche Modelle es gibt, wie man Fördermittelmanagement aufbauen kann, welche Fähigkeiten dafür wichtig sind und wie ein Förderprojekt über den gesamten Projektzyklus begleitet wird.

Nein, Vorwissen ist nicht erforderlich. Wir starten bewusst bei den Grundlagen und erklären Schritt für Schritt, was es braucht, um Fördermittelmanagement in einer Kommune einzuführen.

Wichtig ist vor allem Interesse am Thema. Fördermittelmanagement ist kein ganz klassischer Verwaltungsjob. Es ist flexibel, dynamisch und manchmal auch nicht so geordnet, wie man es aus anderen Verwaltungsbereichen kennt. Genau das macht es für mich aber auch so spannend.

Wer Lust hat, sich auf diese Arbeitsweise einzulassen, bekommt im Kurs einen sehr guten Einstieg. Und ich glaube, dass wir durch den Kurs auch zeigen können, wie viel Freude dieses Thema machen kann.

Für mich bedeutet das, dass wir nicht nur theoretisches Wissen vermitteln wollen. Natürlich sind Zuwendungsrecht, Verwaltungsrecht und formale Anforderungen wichtig. Aber in der Praxis reicht es nicht, nur die rechtlichen Grundlagen zu kennen.

Kommunen stehen häufig vor ähnlichen Herausforderungen: wenig Personal, knappe Haushalte, wachsende Aufgaben und steigende Anforderungen. Deshalb ist der praktische Austausch so wertvoll. Wenn eine Kommune ein bestimmtes Projekt schon einmal umgesetzt hat, können andere daraus lernen.

Im Kurs zeigen wir deshalb sehr konkret, wie Fördermittelmanagement in der Praxis aufgebaut werden kann. Es geht um Erfahrungen, Strukturen, Stolpersteine und Lösungen, die sich im kommunalen Alltag bewährt haben. Der Anspruch ist nicht, trockene Theorie zu vermitteln, sondern Wissen bereitzustellen, das andere Kommunen wirklich anwenden können.

Am Anfang sollte sich jede Kommune ehrlich fragen: Was wollen wir mit Fördermittelmanagement eigentlich erreichen? Soll es zunächst nur eine informierende Stelle geben? Soll eine zentrale Stelle aufgebaut werden, die Fachbereiche unterstützt und koordiniert? Oder soll Fördermittelmanagement Projekte wirklich von A bis Z begleiten?

Diese Entscheidung ist wichtig, weil sie Auswirkungen auf Personal, Zuständigkeiten, Prozesse und Erwartungen hat. Ich habe 2019 alleine angefangen. Mittlerweile ist daraus ein ganzes Fördermittelteam geworden, weil das Thema so erfolgreich war. Dabei stand für uns immer die Wirtschaftlichkeit im Vordergrund. Fördermittelmanagement muss der Kommune langfristig mehr bringen, als es kostet.

Ein moderner Ansatz ist für mich das integrierte Fördermittelmanagement. Dabei werden Fördermittel direkt mit Strategiefragen verbunden. Es geht also nicht darum, kurzfristig Förderprogramme mitzunehmen, sondern Projekte aus kommunalen Konzepten und langfristigen Zielen abzuleiten. Wenn ein Projekt aus mehreren Strategien heraus begründet werden kann, ist es intern leichter durchsetzbar und extern gegenüber Fördermittelgebern überzeugender.

Wir hatten sehr viele Anfragen von anderen Kommunen, die wissen wollten, wie wir Fördermittelmanagement aufgebaut haben. Irgendwann war klar: Wir können nicht jede Kommune einzeln begleiten, auch wenn wir unser Wissen gerne weitergeben möchten.

Deshalb haben wir überlegt, welches Format sinnvoll ist. Mit academa konnten wir ein Angebot schaffen, das zeit- und ortsunabhängig funktioniert. Teilnehmende können den Kurs in ihrem eigenen Tempo absolvieren, bekommen praxisnahe Unterlagen und erhalten am Ende einen Nachweis über ihre Teilnahme.

Mir war wichtig, dass andere Kommunen nicht dieselben Fehler machen müssen, die andere vielleicht schon gemacht haben. Wenn es gute Praxisbeispiele gibt, sollte man sie teilen. Genau dafür ist der Kurs gedacht: Er soll Kommunen helfen, Fördermittelmanagement strukturiert, praxisnah und passend zur eigenen Organisation aufzubauen.

Fördermittelmanagement kann für Kommunen ein enormer Hebel sein – aber nur, wenn es strategisch gedacht wird. Es geht nicht darum, jedem Förderaufruf hinterherzulaufen. Es geht darum, die richtigen Projekte zu entwickeln, sie sauber zu begründen und langfristig Mehrwert für die Kommune zu schaffen.

Wenn Kommunen dabei voneinander lernen, sich vernetzen und vorhandene Erfahrungen nutzen, müssen sie nicht bei null anfangen. Genau darin liegt für mich der größte Mehrwert: Wissen teilen, Fehler vermeiden und gemeinsam bessere kommunale Projekte ermöglichen.