EU-Projekte: Beantragung, Anforderungen und Prüfungssicherheit
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Verwaltungslexikon
EU-Projekte: Beantragung, Anforderungen und Prüfungssicherheit
Die Antragstellung
Die Beantragung findet über ein sogenanntes Participant Portal (Teilnehmerportal) statt. Die Registrierung hierfür erfolgt über den EU-Login, welcher den Zugang zu diversen Systemen der Europäischen Kommission bildet. Falls Sie bereits einen Zugang namens ECAS eingerichtet haben, ist dies kein Problem. Dies war die bisherige Lösung und wurde zuletzt auf den EU-Login umgestellt, wobei alle Daten ebenfalls auf den neuen Account übertragen wurden.
Die konkrete Antragstellung erfolgt durch den Koordinator und ist nur dann möglich, falls ein Participant Identification Code vorliegt (PIC). Dieser kann im Vorhinein durch juristische Personen, welche Forschungsgelder beantragen möchten, bei der EU angefragt werden.
Für eine Beantragung von EU- Projekten muss außerdem eine Person im eigenen Haus benannt werden, welche den Posten des Legal Entity Appointed Representative (LEAR) übernimmt. Ein:e LEAR ist verantwortlich für die Pflege und Richtigkeit aller Informationen in der Teilnehmerdatenbank. Er:Sie ist automatisch ein Team Member und muss im Antrag als ein solches neben den anderen für das Projekt eingeplanten Mitarbeitenden gelistet werden.
Als grobe Checkliste für die Antragstellung können folgende Punkte abgearbeitet werden:
- Oben genannte Teilnahmevoraussetzungen schaffen
- Projektidee & Konzeption
- Projektpartner identifizieren, Koordination planen
- Projekt- & Finanzstruktur entwickeln
- Antragsdokumente ausfüllen
- Alle Daten aller Teilnehmenden hinterlegen und angeben
- Elektronische Einreichung der Antragsunterlagen
Das geförderte Projekt
Der Start des Projektes erfolgt nach Bewilligung der Förderung. Falls es nicht anders geregelt wurde, ist der Projektstart der erste Tag des Monats, der auf das Inkrafttreten der Finanzhilfevereinbarung folgt. Dieser Zeitpunkt ist vor allem dafür relevant, damit überprüft werden kann, ob die getätigten Ausgaben tatsächlich durch den Fördergeber erstattet werden.
Weiterhin gilt der Grundsatz der Kofinanzierung, wonach der Fördergeldnehmer selbst einen Eigenanteil an den Kosten tragen muss. Die Höhe des Eigenanteils ist von der im Vorhin festgelegten Förderquote abhängig. Übernimmt der Fördermittelgeber beispielsweise nur 70 % der Projektkosten, müssen die verbleibenden 30 % selbst getragen werden.
Wichtig ist hier noch zu erwähnen, dass nur während der Projektlaufzeit angefallene, den Teilnehmenden entstandene, im Gesamtbudget ausgewiesene und für die Durchführung des Projekts erforderliche Kosten förderfähig sind.
Auch müssen förderfähige Kosten gemäß den intern geltenden Rechnungslegungsgrundsätzen erfasst werden, den steuer- und sozialrechtlichen Bestimmungen genügen und gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Effizienz getätigt worden sein.
Nicht förderfähige Kosten sind hingegen beispielsweise Kosten ohne Projektbezug oder Verluste durch variierende Wechselkurse.
Die Personalkosten
Um die Personalkosten abzurechnen und erstatten zu lassen, ist ein Timesheet (Stundenzettel) notwendig. Jede Arbeitskraft im Projekt muss einen Stundenzettel führen, der nur für das Projekt spezifisch gilt. Wirkt eine Person bei verschiedenen Projekten mit, muss für jedes ein einzelner Stundenzettel geführt werden. Nur mit einem solchen Nachweis werden die Personalkosten anerkannt.
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Dr. Andrea Greven
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